Gérer mes rendez-vous et réunions avec Outlook

Outlook vous permet de gérer facilement vos rendez-vous et vos réunions.

1- Créer un rendez-vous

Pour créer un rendez-vous,

1. cliquer sur la date et l’heure du rendez-vous
2. cliquer sur l’icône Nouveau rendez-Vous
   
3. puis renseigner les champs du formulaire en précisant :
   1. l’objet du rendez-vous
   2. l’emplacement
   3. la date et l’heure de début et de fin
   4. type d’affichage sur votre calendrier : occupé, absent …(visible de tous ceux avec qui vous partagez votre calendrier – occupé signifie que vous ne voulez pas être dérangé pendant ce rendez-vous)
   5. rappel du rendez-vous : cela signifie que vous recevrez un message de rappel ici15 minutes avant l’heure
      
   6. classer par catégorie de couleur (rouge, bleu, …) champ facultatif

Enfin, terminer la création en cliquant sur l’icône Enregistrer & Fermer.

Outlook vous permet de modifier votre rendez-vous directement à l’aide la souris :

Outlook vous permet de déplacer votre rendez-vous directement à l’aide la souris :

2- créer une réunion

La seule différence entre un rendez-vous et une réunion est que :

• pour un rendez-vous, vous êtes la seule personne invitée
• pour une réunion, d’autres personnes participent.

2.1 transformer un rendez-vous existant en réunion en invitant d’autres personnes

Vous pouvez donc transformer un rendez-vous existant en réunion en cliquant sur l’icône Inviter du ruban Outlook.

Saisir ensuite le nom des personnes invitées à la réunion :

Les personnes invitées recevront toutes un message électronique d’invitation à la réunion et chacune pourra :

1. accepter la réunion ; dans ce cas l’invitation est enregistrée dans son agenda
2. accepter provisoirement la réunion ; dans ce cas l’invitation est enregistrée dans son agenda
3. refuser la réunion ; dans ce cas l’invitation n’est pas enregistrée dans son agenda

 

2.2 suivre les réponses des personnes invitées à une réunion

Vous pouvez suivre les réponses (accepter, accepter provisoirement ou refuser) des personnes invitées à la réunion :

1. cliquer sur l’onglet Réunion
2. cliquer sur l’icône Suivi
3. consulter les réponses des invités

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