Comment organiser ses données dans un tableau excel. Apprendre à grouper les données de même nature par ligne ou par colonne pour faciliter la recopie incrémentale.
la nécessité de bien organiser ses données
On a déjà vu l’intérêt d’une organisation régulière des données à la fois pour leur lisibilité et pour utiliser au mieux le mécanisme de « recopie incrémentale ».
Positionner de manière systématique les données et les résultats qui en découlent permet de bien montrer les liens, mais facilite aussi la définition des formules. En effet la recopie depuis une cellule d’une formule dépendant des cellules voisines se fait par défaut de manière relative, pour obtenir dans la cellule destination une nouvelle formule dépendant de ses propres cellules voisines.
Dans le tableau suivant comportant les nombres d’étudiants et étudiantes à l’université par académie en 2012, où l’on a déjà saisi dans la cellule I2 la formule « =G2 + H2 » pour calculer le nombre d’étudiants de cette académie, on peut maintenant recopier cette formule vers le bas pour obtenir respectivement dans les cellules :
- I3 la formule « =G3+H3«
- à I34 la formule « =G34+H34« .
Ce mécanisme de recopie relative des références est extrêmement pratique mais ne correspond pas toujours à ce qui est souhaité.
Par exemple, si l’on souhaite, sur ce même jeu de données, calculer le poids relatif de chaque académie par rapport à la France entière, il faut pour calculer le résultat de chaque région, utiliser le nombre d’étudiants situé sur la ligne de la région à diviser par le total, situé en bas du tableau.
On a ici utilisé une référence absolue I$35 à la cellule I35 pour qu’après recopie vers le bas, les formules obtenues incluent toujours une référence à la même cellule I35 sans décalage relatif. Le symbole $ doit être placé devant la partie de la référence devant rester fixe lors d’une recopie. On a ainsi 4 manières différentes d’écrire des références à une cellule :
- I35 : référence relative à la cellule I35.
- I$35 : référence absolue par rapport au numéro de ligne.
- $I35 : référence absolue par rapport au numéro de colonne.
- $I$35 : référence absolue par rapport à la ligne et à la colonne.
