Remarque : Google Drive remplace Google Docs une fois actif. Les documents existant déjà sur Google Docs sont automatiquement transférés sur Google Drive.
Les fonctions de base
importer des documents
Avec Google Drive pour pouvez importer des documents existants : documents Word, tableaux Excel, présentations Power Point, photos, ….
Ces documents seront visibles tels quels, mais non modifiables . Pour cela il faudra les ouvrir avec leurs équivalents Google : Docs pour Word, Sheets pour Excel, etc…. Cependant certaines fonctionnalités ne seront pas portées sous Google. Ceci est particulièrement vrai pour Excel.
D’où l’intérêt de créer directement sous Google Drive certains type de documents.
Pour ces deux opérations, import et création, cliquez sur le bouton NOUVEAU :
Une fois le document créé ou importé, vous pouvez le partager.
Pour partager, deux solutions :
– faire un clic droit sur le document
– ouvrir le document et cliquer sur le bouton partager en haut à droite de l’écran.
De base, le partage est proposé en mode « privé », c’est-à-dire limité aux personnes que vous allez désigner. Mais il est possible de l’ouvrir de façon beaucoup plus large :
- à tous ceux qui possèderont l’adresse URL du document. Il suffit de faire un copier/coller de cette adresse dans un mail et leur faire suivre. Attention, eux-mêmes peuvent à leur tour transférer votre mail, etc … ce qui peut multiplier très rapidement le nombre de partages, un peu comme avec Tweeter.
- à tout le monde. Le document peut être entièrement ouvert et visible à partir des moteurs de recherche d’Internet.
En mode privé, le partage peut s’effectuer sous 3 modes :
- Lecture : votre correspondant ne pourra que lire le document
- Commentaire : il lui sera possible d’annoter le document en différents endroits
- Modifications : il pourra modifier tout ou partie du document, en temps réel
Le propriétaire du document a à sa disposition un suivi des modifications pour faciliter son travail.
Comme avec l’explorateur de Windows, les documents sont classables par dossiers (répertoires) et sous-dossiers (sous-répertoires). Comme pour les documents, ces dossiers et sous-dossiers sont eux aussi partageables avec exactement les mêmes règles. Dans ce cas les choix réalisés s’appliquent à tous les documents contenus dans ce dossier ou sous-dossier.
Enfin il est possible de changer le propriétaire d’un document ou dossier.
