De nombreuses associations souhaitent organiser l’animation des activités de leurs bénévoles et bénéficiaires en utilisant au mieux les nouveaux outils de travail collaboratif.
Par exemple, une association souhaitera faire travailler ensemble :
1- les membres de son bureau et/ou ses bénévoles autour des nouveaux projets prioritaires à lancer et mettre en oeuvre.
2- un bénévole et un bénéficiaire qu’il suit et coache individuellement.
Le bénéficiaire peut lui-même solliciter d’autres bénéficiaires pour l’aider dans la réalisation de son projet personnel.
La suite d’application Google “Google Drive + Google Docs + Google Hangouts” est très efficace (simple et suffisament intégrée) pour répondre aux besoins de travail collaboratif des associations.
Google Drive, qui regroupe Google Docs, Sheets et Slides, est une suite bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations.
Avec Google Drive, on bénéficie gratuitement de 15 Go d’espace de stockage pour entreposer les documents relatifs aux différents projets que l’on peut structurer en dossiers (et sous-dossiers) sur lesquels on définit les utilisateurs autorisés.
Chaque document est synchronisé à distance avec les terminaux fixes (PC, Mac) ou mobiles (smartphone) des utilisateurs.
Plus besoin de transporter vos documents avec vous sur clé USB ou disque dur externe, ni de se les échanger par email: ils sont accessibles de partout et à tout moment, depuis n’importe quel ordinateur relié à Internet.
Ainsi, pour chaque projet, les personnes concernées et autorisées pourront travailler ensemble :
- sur Google Drive : chaque personne verra la dernière version de chaque document du projet sur lequel il a les permissions,
- avec Google Docs : chaque personne autorisée pourra , selon son niveau de permission défini : soit modifier, soit commenter ou simplement lire le document. Les personnes pourront même travailler simultanément sur le document et les modifications apparaissent en temps réel.
- avec Google hangouts : les membres du projet peuvent établir une visioconférence (comme avec skype) pour partager leur bureau ou un document à discuter ensemble. Ils peuvent aussi échanger grâce à la messagerie instantanée.
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