Conseils pour rédiger une lettre avec Word

Conseils de rédaction et de mise en page d’un courrier avec Word !

1. Comment renseigner l’expéditeur dans un courrier ?

Votre entête de lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :

vos Prénom et NOM
Votre adresse
Votre numéro de téléphone.

D’autres ont un caractère facultatif :

numéro de fax
adresse du site Web et/ou adresse email.

2. Comment positionner l’adresse du destinataire dans un courrier ?

L’adresse du destinataire doit pouvoir apparaître dans la lucarne des enveloppes à fenêtre prévue à cet effet. Ses dimensions pouvant varier d’un modèle à l’autre d’enveloppes, mieux vaut se baser sur les paramètres minimum.

Une hauteur de 5 cm depuis le bord supérieur de la page et une distance de 11 cm à compter du bord droit de la page semblent convenir à une majorité de cas.

Calage de l’adresse sur la marge du haut (5 cm)
Pour bien caler votre bloc d’adresse, fiez-vous aux indications figurant dans la barre d’état, en bas à gauche de votre fenêtre Word.
La barre d’état indique très précisément la position du curseur.

2.1 Comment caler l’adresse du destinataire sur la marge de gauche à 11 cm

Pour caler votre texte,

utiliser les retraits de paragraphe
Sélectionner les lignes du destinataire

Nom prénom du Destinataire
«Adresse»
«Ville»
«Code_postal»

Dans la règle, déplacer le curseur de retrait de première ligne jusqu’à la graduation 11

Le texte est alors calé à 11 cm de la marge gauche

Nom prénom du Destinataire
«Adresse»
«Ville»
«Code_postal»

2.2 Comment positionner les détails de l’adresse (nomenclature) dans un courrier ?

L’adresse est présentée sur 6 lignes maximum de 32 caractères au plus. La Poste préconise la présentation suivante :

Ligne 1 : raison ou dénomination sociale
Ligne 2 : identité du destinataire
Ligne 3 : complément : résidence, bâtiment, immeuble, tour, entrée
Ligne 4 : n° et libellé de la voie (sans aucune ponctuation)
Ligne 5 : indications spéciales (B.P., TSA…), commune géographique si différente du libellé du bureau distributeur
Ligne 6 : code postal ou CODE POSTAL CEDEX (sans aucun espace ni point) et LIBELLE DU BUREAU DISTRIBUTEUR CEDEX Le nom de la ville s’écrit toujours en majuscules ainsi que le mot CEDEX.

A noter : les lignes vides peuvent être supprimées.

3. Comment positionner la date dans un courrier ?

Après le destinataire, laisser environ 2 lignes vierges et inscrire le nom de la ville et la date en les séparant par une virgule et en les calant à l’aplomb de l’adresse.

Rennes,
le 8 Décembre 2016

4. Comment renseigner la zone de références dans un courrier ?

Les références du courrier l’interlocuteur et vos références éventuelles.

Vos réf. :
Nos réf. :
Objet :
Pièces jointes :
Lettre recommandée avec A.R.

Si le courrier est envoyé en recommandé, il convient d’inscrire la mention “Lettre recommandée avec A.R.” en gras souligné.

5. Comment rédiger la formule de civilité dans un courrier ?

La formule de civilité est toujours suivie d’une virgule :

Madame, Cher Monsieur,

On ne fait pas suivre “Madame” ou “Monsieur” du nom de famille (“Cher Monsieur Durand“).

Si l’on s’adresse à une personne possédant un grade ou une fonction élevée, il convient de le mentionner. On écrira donc :

Madame le Juge, Monsieur le Directeur,

Si l’on ne connaît le correspondant, on privilégiera la formule “Messieurs“.

6. Comment rédiger le corps de la lettre dans un courrier ?

On expose généralement une idée par paragraphe.
Le courrier est disposé à l’interligne 1 avec un interligne vide entre chaque paragraphe. Cependant, si votre lettre est particulièrement courte, il est alors vivement conseillé d’augmenter l’interlignage pour obtenir une lettre “harmonieuse” sur le plan graphique.
Si la lettre fait plus d’une page, il convient de mettre des points de suite “…/…” en bas à droite des pages concernées (à insérer dans le pied de page).
On ne coupe pas un paragraphe :
- après les deux points (“:”). Ceux-ci doivent être suivis par une énumération d’au moins deux lignes.
- après une ligne ou deux. Votre paragraphe doit comporter au minimum 3 lignes de texte.
On ne coupe jamais un courrier avant la formule de politesse. Dans ce cas, mieux vaut réduire la police du texte afin de le faire tenir sur une page.

7. Comment rédiger la formule de politesse dans un courrier ?

La formule de politesse doit impérativement contenir la formule de civilité utilisée plus Haut dans la lettre.

Cependant, les adjectifs “chère” ou “cher” ne doivent plus prendre de “C” majuscule.
Une femme se doit de ne jamais envoyer ses “sentiments” à un homme mais plutôt sa “considération”.
Ne pas utiliser tout ce qui est “sentiments distingués“.
Privilégier l’une des formules suivantes :

Je vous prie de croire, Monsieur, en l’assurance de ma considération la meilleure.
Recevez, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Pour une connaissance de longue date, utiliser l’expression “Cordialement“.